【スマートデッキ Smart Deck】事務局メンバーへの連絡網
「来週の会議、土日のどっちの方が集まりやすいかしら？」
マンションの管理組合の理事の皆さん、同窓会の役員の皆さん、サークル活動の事務局の皆さんは、メンバー間のスケジュールをどんなやり方で調整していますか。
- 毎回、会議のときに次回予定を決める。
⇒参加確認は数日前に『お知らせ兼参加確認書』を配布 - 携帯電話のメールで一斉同報している。
⇒参加確認は個別の返信 - 掲示板サイトを利用して次回日程の告知を行っている。
⇒参加確認は個別の投稿
アナログなやり方を否定しない!!
事務局のメンバーが、日常的に顔を合わせることができるような集団は別として、住む場所も勤務先にも共通点がない場合、なんらかの通信手段を遣うしかありません。そもそも、お一人ひとりと肉声で確認をするのが最も確実な方法です。問題はその効率ですが、それを改善するためにITツールを導入する場合、そのデメリットにも配慮する必要があります。
スケジュール調整に、クラウド型のグループウェアを使ってみませんか？
グループウェアというツールをご存知ですか？
最近では多くの企業が導入をしていますので、会社でお使いの方も少なくないかと思います。主な機能はスケジュールの管理や共有、ウェブベースでのメール等です。会社のそれは、文書の決済（ワークフロー）や、各種資料の共有（ドキュメント／ファイル共有）、施設の予約など多機能で本格的なものになりますが、これを個人でも簡便にしかも無料で利用できるツールも存在します。上はその一例、グーグルカレンダーです。
低コストでも本格的なグループウェアがあります!!
コミュニティのメンバー管理ツールでは、上に紹介したグーグルのツール以外にも、低コストかつ高機能なものがあります。
左はオープンソースのグループウェア『Aipo5』。『すべての機能を無料で提供しております…」と記されているとおり、無料でダウンロードできます。特にインターフェースがキレイで、スマートフォンからの操作性にも優れています。機能的にも申し分なく、伝言メモやワークフローにも対応しています。ご自分のパソコン（動作環境要チェック）にもダウンロードができますが、チーム全員でシェアする場合、常時ネットに接続された端末（サーバ）を運用するのがベターです。ハーテックサーバでも運用可能ですので、ご要望がございましたらお気軽にご相談ください。
右のツールも、ライセンスフリー（オープンソース）のコミュニティツールで「XOOPS」ズープスと称します。こちらはグループウェアというよりむしろSNSツールで、サイトの説明にも『『Yahoo!JAPAN』や『MSN』のような会員制ポータルサイト（コミュニティサイト） を個人でも手軽に立ち上げることが出来る』とあります。ユーザ情報の登録などのユーザ管理機能、サイト内の様々なコンテンツを串刺し検索できるサーチ機能、 コミュニティサイト構築には欠かせない掲示板（フォーラム）、日記（ブログ）、投票、サイトリンク集、 ニュース記事投稿などがあります。（上記サイトから引用）ズープスは、一般ユーザのパソコンでは動かす事ができません。PHP4およびMySQLが利用可能なサーバが必要になります。Aipo同様、ハーテックサーバで運用が可能ですので、ご要望がございましたらお気軽にご相談ください。ハーテックサーバでも運用可能ですので、ご要望がございましたらお気軽にご相談ください。
