【スマートデッキ Smart Deck】議事録の管理と公開

コミュニティの文書管理、一考してみませんか!

たとえばマンションの管理組合におけるドキュメント管理を考えてみましょう。大規模マンションの理事、委員は年度交代による持ち回り方式を採っているところが少なくありません。その場合問題になるのが、『引き継ぎ』作業です。1年間活動してきた成果がうまく引き継がれず、リセットされてしまう、あるいは過去を掘り起こすのに時間がかかるなどの問題が生じます。

こんな問題を経験したことがありませんか?

  • 今回規約の一部変更がある。過去においてもあった。
    その都度変更箇所の文書を配布しているが、どれが最新かわからなくなってきた。
  • 規約がデータ化されておらず、マンション販売会社から引き継いだ冊子が原本である
  • 引き継ぎ資料を見ても、前年あるいはそれ以前の懸案事項や経過がよくわからない。
    理事会の記録は議事録があるが、委員会活動のそれが残っていない。
  • 前任者から口頭で説明された
  • 議事録データの所在がわからず、ペーパーベースでストックされている
  • 各種届け出様式が使いづらい、冊子をコピーして使用している
  • 管理組合側で、マンションの平面図データを所持していない

議事録をデータ化して、共有ストレージに保存する

企業では当たり前の文書管理ですが、同窓会やマンション管理組合などの非営利集団では、比較的アバウトなのが実情かと思います。一方で、その予算規模は、仮に会員が数百名であっても、零細企業と同等かそれ以上である場合も少なくありません。しがたって会計管理、決算処理だけしっかりしていればよいと言うものではなく、会費を負担する会員全員に対して、きちんとした議論の経過や活動実態の情報開示がなされなて然るべきです。

文書を保存するしくみを作りませんか!!

文書を保存するしくみを作りませんか?
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上の図は、コミュニティ内で作成された様々なドキュメントを、保存し、公開するしくみです。
具体的には

とこんなイメージです。ハーテックでは、いずれも低価格で実現可能な方法論をご提示いたします。お気軽にご相談ください。


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