【スマートデッキ Smart Deck】規約集のデータ化と更新対策

例えば、規約集をファイリング形式にしてみる

ファイリング形式のマンション規約集

左の写真、実は当方が居住するマンションの管理規約集です。従来、立派な表紙がついた冊子状(平綴じ形式)の体裁だったものを、ファイリング形式に変更したというわけです。なぜそうしたかと言うと、従来の製本タイプですと規約のわずか一部に修正があった際に、その更新が面倒かつ非効率だったからです。印刷をし直すとすれば、相応のコストがかかります。そこで、更新箇所をお知らせする文書を全戸に配布する。しかしこれが毎年蓄積しますと、その文書の所在が不明となったり、理事会等で議論する際も逐一原本と更新履歴を調べながら、進行しなければならず、作業が煩雑になりがちでした。

ファイリング形式なら更新箇所のページだけ印刷して差し替えできる!!

そこで、これをファイリング形式として、更新された条項が記載されたページのみを印刷し直せば、コスト面で大変有利です。またこうすることにより、常に最新状態を維持できるため、マンション内のルールをすぐに閲覧することができます。配布行為を行うたびに、住人の意識を啓発することもできます。その他、こんなメリットも…

  • 長期修繕計画も綴じ込む=収支の状態、特に予算が枯渇する場合、その状況を常に広報できる
  • 紙厚を見た目少々厚いと感じる菊判76.5kg(扉は93.5kg)とすることで、脱落防止と重厚感に配慮した
  • 規約の根拠となる区分所有法も綴じ込んだ
  • 転出、駐車場利用時等に必要な申請様式の体裁を見直し、使い勝手の良い改良版を綴じ込んだ
  • 編集構成を見直したり、各章の扉ページを設け、ツメをつけることで閲覧性にも配慮した
  • ファイリング作業や、ファイルに貼付する題目のシールのセット作業を、役員全員で行い、当該コストを削減するだけでなく、恊働作業による親睦を図った

など、様々な工夫を施しました。
制作会社としては当たり前のアプローチですが、従来版がワード文書の写しであることから、飛躍的な改善効果があったことは言うまでもありません。もし管理組合の理事の方で、このようなお悩みをお持ちでしたら、お気軽にご相談ください。

データ化した規約集はホームページにアップして、いつでも閲覧&DL可能とする

規約集(あるいは同窓会等の会則)は、そのコミュニティのいわば法律であり、会員全員がそのルールを遵守することで快適な生活、気持ちのよい交流を維持・向上させていくことができます。そういう意味においては、会員がいつでもそのルールを参照することができるようなしくみを構築することは、会の健全な運営上とても大事なことです。

基点になるのが「ホームページ」。まずは立ち上げてみませんか

規約集データのダウンロードサイト

ITツールの導入のメリットは、上記の『規約集の閲覧やダウンロード』(例:右写真)のみならず『議事録の開示』や『スケジュールの告知、調整』など枚挙にいとまがありません。一方で、会の性格上、会員全員がそのメリットを享受できないと不公平な取り組みとなってしまいます。完全なペーパーレスは、現実的ではありません。コストをかける場合、この点が一番のボトルネックと考えます。(こればかりは当方でも致し方ありません)

しかし、無料でスタートできるツールもあります。前後のページでご紹介したグーグルメール&カレンダーは、役員会のメンバーのスケジュール調整には効力を発揮するでしょう。またホームページの立ち上げ携帯端末用サイトの構築も、月額数千円のご負担で運用可能な方法論もあります。まずは、ホームページを立ち上げて、情報流通の鮮度を上げる。そんなアプローチで、会員コミュニティの活性化にチャレンジしてみませんか!


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